Wer ist wer? Erstellen einer Firmenpersonalliste mit Microsoft Access

In jedem noch so großen Unternehmen sind immer mindestens sieben Claires, fünf Bens, ein oder mehrere Allans in der Buchhaltung und eine Christine am Empfang. Dies gilt ausnahmslos, wenn auch manchmal mit subtilen Variationen (z. B. wird der Empfang gelegentlich von einem Chris, Kriss, Chrissy oder Kristina geleitet).

Es gibt viele Anwendungen, die verwendet werden können, um Personalinformationen innerhalb eines Unternehmens zu verfolgen, z. Microsoft Access ist eine solche Anwendung, deren Hauptvorteile gegenüber Programmen wie Excel darin bestehen, dass sie Daten visuell ansprechend darstellen kann und einfach damit zu arbeiten ist. Der Aufbau und die Vorteile von Access sind schnell erlernt – innerhalb von nicht mehr als einer halben Stunde lernen Sie, wie Sie innerhalb des Programms eine beispielhafte Firmenpersonalliste anlegen.

Es ist normalerweise praktisch, sich vor dem Beginn eine klare Vorstellung davon zu machen, wie der fertige Artikel aussehen soll, einschließlich dessen, was Sie anzeigen möchten, wie viele Datensätze Sie erstellen müssen usw. Viele Leute möchten Karten erstellen oder bereits Halten Sie ihre Daten in Excel bereit, was die Arbeit ein wenig erleichtert, aber Sie können sie gerne während dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung nachholen.

ABC

Sehen wir uns an, wie Sie eine Personaldatenbank erstellen – wir gehen davon aus, dass Sie Access 2007 verwenden. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun: eine mit einer mit der Anwendung bereitgestellten Vorlage und die andere durch die Erstellung einer Datenbank von Grund auf neu.

Verwenden einer Microsoft Access-Vorlage

Der Access-Datenbankassistent bietet zwar nur begrenzte Möglichkeiten beim Entwerfen Ihrer Datenbank, ist jedoch die schnellste Möglichkeit, ein einfaches Dokument einzurichten, und ist für die meisten Anforderungen mehr als ausreichend..

1. Um den Erstellungsassistenten in Access zu öffnen, wählen Sie die Neu Symbol in der Symbolleiste.
2. Die Neue Datei Der Aufgabenbereich wird nun geöffnet. Unter dem Registerkarte Vorlagen, auswählen Auf meinem Computer.
3. Gehen in die Datenbanken Registerkarte können Sie den Datenbanktyp auswählen, den Sie erstellen möchten.
4. Geben Sie in der nächsten Eingabeaufforderung einen Namen und einen Speicherort für die neue Datenbank an, bevor Sie auf klicken Schaffen.
5. Der Assistent gibt Ihnen dann Schritt für Schritt Anweisungen, die zu einer vollständigen Datenbank führen.

Eine Datenbank von Grund auf erstellen

Wenn Sie während des Erstellungsprozesses lieber mehr Kontrolle haben möchten, ist die Erstellung eines neuen Dokuments ohne die Hilfe des Assistenten der richtige Weg. Es ist nicht so entmutigend, wie es sich anhört, und dauert nicht lange (natürlich abhängig von der Menge an Informationen, die Sie organisieren möchten).

1. Beim Öffnen von Access erhalten Sie ein Popup-Fenster mit einer Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten. Auswählen Leere Zugangsdatenbank und bestätigen.
2. Speichern Sie Ihre neue Datenbank und geben Sie ihr einen gewünschten Namen und Speicherort. Wenn du klickst Schaffen, Sie sehen Ihr Datenbankfenster im Access.
3. Es ist an der Zeit, eine Tabelle zu erstellen, in der Ihre Informationen angezeigt werden. Der Einfachheit halber ist es am besten, sich zu entscheiden Tabelle in Entwurfsansicht erstellen.
4. Sie müssen die Felder eingeben, die Sie für Ihre Daten benötigen – in diesem Fall möchten Sie eine Liste von Feldern erstellen, die für die Personen im Unternehmen relevant sind (Name, Abteilung, E-Mail-Adresse usw.), die nacheinander unter dem eingegeben werden Feldnamen Säule.
5. Als nächstes klicken Sie entweder auf oder klicken Sie auf das Datentyp Säule. Text ist die Standardoption in dieser Spalte, aber wenn Sie Zugriff auf Bilder von Mitarbeitern haben, können Sie ein „Foto“-Feld erstellen und sollten das Bild Option hier.
6. Nachdem Sie Ihren Datentyp ausgewählt haben, wählen Sie das nächste Feld über in Beschreibung Säule. Geben Sie hier eine Beschreibung für das Feld ein, z. B. „Name des Mitarbeiters“ oder „Foto“, wenn Sie ein Bild eingeben möchten, wie im vorherigen Schritt beschrieben.
7. Durch erneutes Drücken der Tabulatortaste gelangen Sie zurück zum Feldname Säule. Geben Sie zusätzliche Felder genauso ein, wie in den Schritten vier bis sechs beschrieben.
8. Als nächstes können wir wählen, was als a . bekannt ist Primärschlüssel für den Tisch. Normalerweise das erste Feld in der Tabelle, das in Verbindung mit der Suchfunktion in Access verwendet wird. In diesem Fall ist es wahrscheinlich ‘Mitarbeitername’ – klicke auf diesen Text im Feldname Säule. In der Symbolleiste sehen Sie ein gelbes Schlüsselsymbol – wenn Sie darauf klicken, legen Sie „Name des Mitarbeiters“ als Ihren Primärschlüssel fest.
9. Schließen Sie Access und speichern Sie die Tabelle, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Beim erneuten Öffnen befinden Sie sich wieder auf dem Hauptbildschirm für den Zugriff. Doppelklicken Sie auf Ihre Tabelle (die in diesem Fenster sichtbar sein sollte) und beginnen Sie mit der Eingabe von Personaldaten, indem Sie jede Zeile durcharbeiten.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade eine Access-Datenbank erstellt! Okay, es ist ein einfaches, aber Sie sollten in der Lage sein, seine Nützlichkeit selbst an diesem einfachen Beispiel zu erkennen. Darüber hinaus können Sie in der Entwurfsansicht jederzeit weitere Daten hinzufügen und neue Felder erstellen.

Wenn Sie mit sensiblen Daten wie Bankdaten und Gehaltsinformationen arbeiten (Access ist ein großartiges Tool für die Personalabteilung), können Sie bestimmte Felder mit einem Passwort schützen, während Sie allgemeinere Informationen für andere offen lassen – dies kann über die Sicherheitsassistent auf Benutzerebene gefunden in der Sicherheit Optionen in Werkzeuge.